Meer inzicht met minder werk

"Ons familiebedrijf in Volendam bestaat nu al 92 jaar. De opa van mijn vrouw heeft het bedrijf destijds opgericht. Nu zijn mijn vrouw, mijn schoonouders en ik de eigenaren. Zelf zit ik sinds 2017 in het bedrijf. Ik kom uit de bouw, daar was ik eerst timmerman en later uitvoerder. De overeenkomst? In de woningbouw en onderhoud werkte ik ook al met mensen en klanten, in de winkel is dat ook zo. 

Bij de overname van het bedrijf hebben we alles wat erbij hoorde overgenomen, dus ook de boekhouder. Maar we hebben ook veel in-en uittreders gehad, er heeft veel gespeeld in de afgelopen jaren. Je kunt wel zeggen dat er een storm heeft gewaaid. Toen die is gaan liggen hebben we ons afgevraagd: is de financiële administratie nu zoals wij het willen?

Op tijd bijsturen
We zijn aangesloten bij Bike Totaal en vroegen aan DRG om eens iemand naar onze boekhouding te laten kijken, ook omdat mijn schoonvader op termijn uit het bedrijf zou gaan. Daarop hebben we een vrijblijvend gesprek gevoerd met H&L Accountants & Belastingadviseurs. Zij konden onze boekhouding compleet overnemen, daarvoor hebben ze een plan gemaakt. In hun aanpak waren we zeer geïnteresseerd: hiervoor kregen we namelijk onze jaarcijfers altijd vrij laat: we hadden pas een gesprek in september, dus aan het eind van het seizoen. Maar dan ben je te laat om nog bij te sturen. Dat lag niet alleen aan de boekhouder, maar ook aan ons hoor.

Complete overstap ging eenvoudig
Onze overstap naar H&L hebben we compleet gedaan. Dat vinden we praktisch en handig, we hebben nu één partij die voor ons specifiek op bepaalde zaken kan inzoomen. Daarvoor moesten we wel overstappen naar Exact Online, maar onze collega had daar al eerder mee gewerkt. Voor mij was dat even wennen, ik moest mijzelf daarin verdiepen. Voorheen hadden we een eigen systeem van onze boekhouder, maar dat was niet aangesloten op ons kassasysteem. 

We hebben nu één partij die voor ons specifiek op bepaalde zaken kan inzoomen.

Nu de mutaties uit ons kassasysteem Cyclesoftware ook in Exact Online staan, kunnen we alles inzien en het scheelt bovendien veel werk. Het was wel wat schuiven om de complete boekhouding over te zetten, maar dat is allemaal goed verlopen. Iedereen moest even een stap extra zetten. Nu de overstap klaar is zijn we zeer tevreden hoe het is verlopen. 

Kijken waar je bij kunt schaven
Eens per kwartaal voeren we gesprekken met H&L. Daarbij sparren we over onze cijfers en de landelijke cijfers. Over de adviezen van H&L zijn we zeer te spreken. We komen nu dingen tegen waarmee we aan de slag gaan. Samen kijken we waar we kunnen bijschaven, waar dat niet nodig is en wat we anders kunnen doen. Met hun benchmark kunnen we ons spiegelen aan de branche. Het prettige van hun benchmark is dat er ook winkels in zitten die niet zijn aangesloten bij Bike Totaal, daardoor heb je een nog beter beeld van de markt. 

En bij H&L schakelen ze snel. Voorheen waren we gewend om dingen heel vaak te vragen, nu zijn zaken vaak binnen een week voor elkaar. Het scheelt dat we alles bij één partij hebben neergelegd, bijvoorbeeld ook de salarisadministratie. Dat werkt handig. Verbeterpunten? Die zie ik nog niet. Wij waren andere manieren van werken gewend, nu wordt alles snel geregeld."

Klant: Bike Totaal Ton Koning Tweewielers
Eigenaar: Jan Bond
Plaats: Volendam
Klant bij H&L: sinds 2019

Bekijk hier de 10 meestgestelde vragen bij het overstappen van accountant >